RÉGLEMENTATION CONCERNANT LES MARCHES PUBLICS

 

SOMMAIRE

A. Titre

B. Objectifs politiques

C. Dispositions générales

D. Modalités d’achat

E. Règles de procédures de passation des marchés

F. Documents contractuels

G. Marché passé avec des consultants

H. Organisation des responsabilités

I. Classification et enregistrement des entreprises contractantes

J. Procédures d’achat applicables aux projets financés par des fonds étrangers

K. Dispositions pénales

L. Date d’entrée en vigueur

ANNEXES :

Annexe n° 1. Directives pour préparer des documents d’appel d’offres

Annexe n° 2. Directives procédurales pour l’évaluation des offres (marchés de fournitures)

Annexe n° 3. Directives procédurales pour la présélection d’entreprises de construction

Annexe n° 4. Contrat d’achat de fourniture

Annexe n° 5. Contrat de travaux

Annexe n° 6. Modèle de préparation des termes de référence, de l’estimation des coûts et de l’emploi du temps des services de consultants

Annexe n° 7. Modèle de sélection de consultants

Annexe n° 8. Modèle de rapport de présentation d’un projet d’appel public à candidature

Annexe n° 9. Modèle de rapport d’un projet de marché public.

 

 A. TITRE

Section 1. Ce document est appelé : Réglementation concernant les marchés publics (R.M.P.)

B. OBJECTIFS POLITIQUES

Section 2. Cette RMP poursuit les objectifs politiques suivants :

  1. Obtenir une régularité et une uniformité afin de satisfaire les obligations et les règles de procédure pour la passation des marchés publics par tous les organismes de droit public.
  2. Permettre de faire en sorte que l’achat de marchandises ou de services et la réalisation de travaux soit faite de la manière la plus transparente, efficace et économique possible.
  3. donner la possibilité aux fournisseurs et entreprises de participer dans la fourniture de marchandises ou de services et dans la réalisation de travaux dans des conditions de justice et d’égalité.
  4. d’éviter ou au moins de réduire au maximum les actes et pratiques que l’on peut trouver dans les processus d’achats publics.

C - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Section 3- Aire d’application

Cette réglementation concernant les marchés publics devra être observé par toutes les organisations gouvernementales, nationales ou locales, y compris les entreprises publics ou les institutions contrôlées par l’État, lorsqu’elles procèdent à des achats de marchandises ou de services ou réalisent des travaux dans l’intérêt public.

Section 4- Principes de bases

L’économie et l’efficacité sont les principes de base qui doivent être retenus pour la passation des marchés publics. L’économie, cela signifie que les marchandises, les services ou les travaux doivent être achetés au plus bas prix possible, tandis que l’efficacité veut dire que la fourniture de marchandises ou de services ou la réalisation de travaux devra être mise en oeuvre de telle manière qu’ils satisfassent les besoins en temps, qualité et d’utilité.

Section 5. Définition des termes utilisés :

Les termes suivants utilisés dans ce document doivent être compris selon les définitions suivantes :

  1. achat : L’acquisition de biens et services ou l’engagement d’entrepreneurs de travaux selon l’une des procédures décrites dans cette « Réglementation concernant les marchés publics ».
  2. marché public : Il s’agit d’un marché d’achat passé par un organisme de droit public, national ou local ou par une institution contrôlée ou possédée par l’État.
  3. marchandise : N’importe quel objet se présentant sous une forme solide, liquide ou gazeuse qui possède une valeur et un usage économique tel qu’une machine, un outillage, des matières premières, des fournitures, des marchandises, des produits y compris de l’électricité.
  4. travaux : Toute activité de construction, de réparation, de rénovation, d’installation, d’érection, d’excavation, de dragage et les autres activités similaires qui combinent de la main d’oeuvre, une machine, un outillage et une technologie.
  5. services : Toute activité nécessitant l’utilisation de main d’oeuvre, d’outillage ou de technologie qui est rendu au profit d’un organisme de droit public et qui ne comprend ni travaux, ni l’utilisation de conseils professionnels.
  6. conseils : Services d’un expert fourni par une société de conseils ou travaillant à titre individuel dans le cadre d’un projet ou pour un renforcement institutionnel.
  7. l’acheteur : Organisme de droit public qui veut acquérir des marchandises.
  8. maître d’ouvrage : Organisme de droit public pour le compte de qui un service est rendu ou des travaux sont réalisés par un entrepreneur après passation d’un contrat.
  9. fournisseur : Une société ou un individu qui passe un contrat pour fournir des marchandises demandées.
  10. entrepreneur : Une société ou un individu qui passe un contrat pour réaliser des travaux ou pour rendre des services.
  11. consultant : Conseiller individuel ou organisé en cabinet engagé pour fournir des services de conseil.
  12. organisme de droit public : Tout organisme du gouvernement ayant des fonctions publiques, y compris les ministères, les administrations provinciales et municipales et les institutions contrôlées ou possédées par l’État.
  13. appel d’offres : Procédures de mise en concurrence pour la fourniture de marchandises, de services ou la réalisation de travaux.
  14. offre ou soumission : Une proposition pour fournir des marchandises, des services ou réaliser des travaux qui a été présentée selon les termes et les conditions fixés par l’acheteur ou le maître d’ouvrage.
  15. préqualification : (procès verbal d’ouverture des offres de candidatures). L’action d’examiner les qualification et les capacités d’un entrepreneur dans le but de sélectionner ceux qui seront invités à fournir une offre.
  16. postqualification : (procès-verbal d’ouverture des plis concernant les offres). L’action d’analyser les propositions techniques et financières des candidats pour déterminer s’ils sont ou non capables d’exécuter le contrat.
  17. marché : Contrat conclu entre d’une part un acheteur et d’autre part un fournisseur de marchandises ou entre un maître d’ouvrage et un entrepreneur pour la réalisation de travaux ou la fourniture de services selon des termes et des conditions acceptables par les deux parties.
  18. prix unitaire : C’est une méthode de détermination du prix des prestations, appliquée à une quantité qui sert d’unité de mesure.
  19. prix forfaitaire : C’est une méthode de détermination du prix des prestations, appliquée à tout ou partie du marché quelque soit les quantités.
  20. en régie : L’utilisation de ses propres ressources par l’institution (ou l’agence) (main d’oeuvre, les machines, l’équipement et les fournitures) pour mettre en oeuvre les travaux.

D - Les modalités d’achat

Section 6. Normalement, l’achat sera effectué selon deux manières différentes :

  1. l’appel d’offres ouvert à la concurrence;
  2. ou d’autres méthodes l’excluant.

61. l’appel d’offres ouvert à la concurrence

611. l’appel d’offres ouvert à la concurrence est pratiqué lorsqu’un nombre suffisant de fournisseurs ou d’entreprises est susceptible de livrer les marchandises, de fournir les services ou de réaliser les travaux nécessaires et s’il est de l’intérêt du gouvernement de mettre en oeuvre un appel à la concurrence pour sélectionner parmi les fournisseurs et les entreprises l’offre la plus avantageuse et la plus économique.

612. L’appel d’offres ouvert à la concurrence n’est pas une procédure avantageuse pour les contrats d’un faible montant à cause du temps, des efforts et du coût qu’il implique. Seuls quelques soumissionnaires peuvent être intéressés et les différentiels de prix ne permettent pas de faire des économies. En conséquence, l’appel public à la concurrence ne sera exigé que pour les contrats dont la valeur dépasse 20 millions de riels pour des marchandises ou des services et 50 millions de riels pour des travaux.

 613. l’appel d’offres ouvert à la concurrence peut être mise en oeuvre par une concurrence ouverte, que l’on appelle : appel d’offres ouvert. Il peut être ouvert internationalement à tout candidat ou seulement aux candidats nationaux.

L’appel d’offres international ouvert est utilisé pour les marchés importants pour lesquels la participation de candidats étrangers peut offrir un large choix sur le plan technique pour choisir la meilleure offre. Cette procédure est généralement exigée pour les marchés financés par des institutions financières internationales.

L’appel d’offres national ouvert, d’un autre côté est utilisé dans les cas où l’on trouve suffisamment de fournitures localement ou lorsque les capacités de construction sont suffisantes, le montant du marché n’est pas assez élevé pour attirer des fournisseurs ou entreprises étrangères, ou parce qu’il est peu probable que des fournisseurs ou entreprises étrangères puissent être intéressés par un appel d’offres à cause des problèmes inhérents aux spécifications du contrat comme l’inaccessibilité des lieux, le manque de main d’oeuvre, les difficultés de transport ou les problèmes de sécurité.

614. Les institutions publiques doivent utiliser l’appel d’offres international ouvert lorsque le montant du contrat dépasse 100 millions de riels pour l’achat de marchandises ou de services et 200 millions de riels pour la réalisation de travaux .

L’appel d’offres national ouvert, quand à lui, est utilisé lorsque le montant du contrat est compris entre 20 millions de riels et 100 millions de riels pour l’achat de marchandises et de services et pour les marchés de travaux lorsque le contrat est compris entre 50 millions de riels et 200 millions de riels.

Pour l’appel d’offres national ouvert, il faut qu’il soit démontré qu’une capacité locale adéquate soit mise en évidence.

615. Le seuil du montant du contrat qui définit la répartition entre les appels d’offres internationaux et les appels d’offres nationaux peuvent être révisés en cas de besoin. Les modifications seront notifiées aux institutions publiques.

62. Les autres modalités d’achat (sans appel public à la concurrence)

621. Les autres modes d’achat qui ne sont pas des appels publics à la concurrence sont :

  1. le marché international négocié;
  2. le marché national négocié;
  3. et le marché de gré à gré.

 La description de leurs modalités est présentée ci-dessous :

a)- Le marché international négocié

Il consiste dans la passation d’un marché précédé d’une mise en concurrence préalable et pour lequel on a obtenu au moins trois soumissions provenant d’au moins deux pays différents. Cette technique d’achat est utilisée lorsque le montant du marché n’est pas suffisant pour permettre l’organisation d’une large mise en concurrence internationale ou lorsque le nombre de fournisseurs étrangers pour la fourniture des marchandises ou la réalisation des travaux demandés est limité, ou lorsque l’urgence est telle qu’elle ne permet pas d’organiser un appel d’offres international.

Dans la plupart des cas, le montant du marché est le facteur déterminant et les pouvoirs adjudicateurs doivent utiliser leur bon sens lorsqu’ils utilisent le marché international négocié. De toutes façons, le marché international négocié ne doit pas être utilisé lorsque le montant du marché dépasse 100 millions de riels pour l’achat de marchandises ou de services et 200 millions de riels pour la réalisation de travaux. Dans ce cas, l’appel d’offres national doit être utilisé.

 

b)- Le marché national négocié

Il consiste dans la passation d’un marché public précédé d’une mise en concurrence préalable et pour lequel a été obtenu au moins trois soumissions d’entreprises locales.

Cette technique d’achat est admise pour les contrats de fournitures quand ils s’agit d’objets ou de matériels hors d’usage, de pièces détachées et de petits matériels et machines disponibles auprès des fournisseurs locaux ou auprès des succursales et agences locales de fournisseurs étrangers. Néanmoins, le marché national négocié ne peut être utilisé que lorsque le montant du contrat n’excède pas 20 millions de riels.

c)- Le marché de gré à gré

C’est un marché négocié sans mise en concurrence avec un seul fournisseur ou une seule entreprise. Cette technique d’achat ne peut être utilisé que dans les cas limitativement énumérés ci-dessous :

1. Le coût des marchandises, et des services d’une part ou des travaux d’autre part ne doit pas dépasser 20 millions de riels pour les premiers et 50 millions de riels pour les seconds.

2. l’objet à acheter est nécessaire pour le développement ou la réparation d’un matériel existant.

3. le matériel n’est disponible qu’auprès d’un seul fournisseur.

4. les marchandises, les services ou les travaux sont nécessaires pour faire face à une situation d’urgence.

5. les travaux à réaliser constituent une extension naturelle d’un projet déjà entamé.

6. la fourniture nécessaire a déjà fait l’objet d’appels d’offres publics et il est improbable qu’un prix d’achat plus bas soit obtenu à l’issu d’un nouvel appel d’offres.

7. l’appel d’offres public a échoué à deux reprises consécutives, en raison de l’absence de candidats ou du caractère inintéressant des soumissions.

8. l’achat doit être effectué auprès d’un autre organisme de droit public ou les travaux doivent être réalisés en régie.

63- Dans les circonstances exceptionnelles, l’utilisation d’une procédures d’achat qui ne se conformerait pas aux seuils relatifs aux conditions de passation des marchés publics devra être examiné au cas par cas. La décision d’outrepasser la réglementation étant prise conjointement par le chef du pouvoir adjudicateur avec le directeur de la direction des marchés publics.

E - Les règles de procédure de passation des marchés

 Section 7. Les étapes préalables au marché.

Il y a 4 étapes essentielles qui doivent être franchies avant de commencer un acte d’achat :

71. Il faut remplir toutes les procédures internes exigées, c’est à dire définir la nature et l’étendu des besoins à satisfaire par l’achat de marchandises, services et la réalisation de travaux. Il faut obtenir l’autorisation de conclure un marché ou d’acheter et identifier l’origine des fonds. Dans le cas de travaux, les études détaillées d’ingénierie doivent avoir été réalisées, sinon elles doivent être prévues dans le marché.

72. Il faut ensuite identifier et regrouper les postes budgétaires ou l’étendu des travaux qui constituera l’ensemble du marché et estimer la valeur du futur contrat. Il faut aussi décider si l’on adopte la méthode du prix unitaire ou du prix forfaitaire ou encore une combinaison de ces deux méthodes.

73. Il faut déterminer qu’elle sera la règle de procédure du marché qui sera utilisée.

74. Il faut enfin obtenir une déclaration du ministère de l’Économie et des Finances qui a pour conséquence de constater que des fonds seront disponibles pour financer le marché.

Section 8. Les sections suivantes décrivent les procédures séquentielles qui sont normalement suivies pour mettre en application les différentes méthodes d’achat mentionnées plus haut. Elles fournissent aussi les lignes directrices que l’on considère comme utile pour encourager la concurrence et pour mettre tous les concurrents au même niveau pour concourir. Il est conseiller aux organismes publics de suivre au plus près ces procédures ; cependant, des modifications mineures peuvent être faites pourvu qu’elles soient pratiques, transparentes, honnêtes et pas désavantageuses pour le gouvernement.

81. Les procédures d’appel d’offres ouvert à la concurrence

Les principales étapes de base suivantes doivent être franchies pour mettre en oeuvre un appel d’offres ouvert à la concurrence et les directives suivantes doivent être respectées pour assurer une concurrence honnête, égale et régulière.

81.1. Préparation des documents d’appel d’offres

Les documents d’appel d’offres doivent être rédigés de telle manière qu’ils permettent aux soumissionnaires de présenter une offre complète correspondant parfaitement à la demande. Ils doivent contenir toutes les informations nécessaires pour permettre à un soumissionnaire de prendre la décision de participer ou non à l’appel d’offres. Ils doivent être aussi écrits en des termes précis et claires afin d’éviter toute fausse interprétation. Les documents d’appels d’offres comprendront normalement les pièces suivantes :

a- l’invitation à présenter une offre;

b- le mode d’emploi pour les soumissionnaires;

c- le formulaire de soumission et le bordereau de prix;

d- le modèle de contrat pour l’achat de marchandises ou la réalisation de travaux;

e- les stipulations du contrat (y compris les clauses particulières ou spéciales)

f- le cahier des charges (pour les travaux);

g- un modèle de présentation de l’offre;

h- un modèle de présentation de la réalisation.

Les directives pour préparer les documents d’appels d’offres sont présentées en annexe n° 1.

81.2. L’avis de participation à un appel d’offres

L’invitation à participer un appel d’offres devra être publié dans le journal écrit en Khmer. Pour les appels d’offres ouverts, ils devront en plus être publiés dans au moins un journal publié en anglais au Cambodge. Des copies de l’avis de participation à un appel d’offres ouvert devront être envoyées aussi dans les principales ambassades, consulats ou conseillers commerciaux des pays étrangers représentés au Cambodge dont les ressortissants peuvent être des fournisseurs ou des entrepreneurs potentiels.

81.3. La distribution des documents d’appel d’offres

Les documents de l’appel d’offres devront être disponibles dès le jour de la parution de l’annonce et un jeu complet devra être fourni sans retard à toute personne qui est capable d’en payer le coût. Celui-ci doit être raisonnable et ne doit pas être fixé dans le but de couvrir tous les coûts de leur reproduction.

81.4. Soumission et réception des offres

Il faut donner suffisamment de temps aux soumissionnaires pour préparer et soumettre leurs offres. Plus de temps doit être prévu pour les appels d’offres internationaux que pour les appels d’offres nationaux = au moins 60 jours pour les premiers, alors que 30 jours peuvent suffir pour les seconds. Les plis contenant les offres devront être transmis et reçus conformément aux instructions fournies aux soumissionnaires dans les enveloppes cachetées, livrées ou envoyées à une adresse précise. Les plis contenant les offres ne pourront pas être acceptées. Après cette date limite, aucune modification des offres ne sera permise.

 81.5. L’ouverture des plis

Les plis contenant les offres reçues devront être ouverts en public à une date, une heure et un endroit prévu à l’avance par les documents d’appel d’offres. Un nombre suffisant de représentants des soumissionnaires seront autorisés à assister à la séance d’ouverture. Le nom de chaque soumissionnaire et le montant de son offre sera lu à haute voix et écrit sur un tableau. Un procès-verbal de l’ouverture des offres sera préparé. Il devra contenir, entre autre chose, les noms des soumissionnaires, les prix proposés et les montants correspondants à la caution de l’offre. Les soumissionnaires présents devront signer le registre avec les représentants des organisations gouvernementales et des représentants de la direction des marchés publics.

81.6. L’examen des offres

Après la séance d’ouverture des plis contenant les offres, ces dernières sont analysées une par une afin de déterminer si elles contiennent des erreurs de calcul, leur conformité à l’objet et aux conditions du marchés, ainsi que leur adéquation aux spécifications techniques. Les écarts et les objectifs ou réserves inadmissibles ne pourront être acceptées et uniquement les offres considérées comme adéquate seront ultérieurement évaluées.

81.7. L’évaluation des offres

Les offres substantiellement adéquates seront évaluées selon les termes et dans les conditions indiqués dans les documents d’appel d’offres. Cette évaluation inclus la qualité des candidats à présenter une offre conformément aux documents d’appel d’offres. A cette étape, des ajustements concernant les prix des offres les uns par rapport aux autres peuvent être faits par le groupe d’évaluation technique pour prendre en considération les facteurs spécifiques pour l’évaluation des offres. Seul le prix indiqué dans l’offre ou celui ajusté par le groupe d’évaluation technique sera utilisé pour procéder à la comparaison des offres.

a)- L’unité monétaire de comparaison des offres

Si quelques offres sont libellées dans une monnaie autre que celle indiquée dans les documents d’appels d’offres, une telle devise sera convertie dans celle utilisée pour la comparaison des offres en utilisant le taux de change de vente existant au jour de l’ouverture des plis affiché par la Banque du Commerce extérieur du Cambodge.

b)- Les facteurs autres que le prix

D’autres facteurs appropriés tels que la valeur professionnelle, la fiabilité, la disponibilité des pièces détachées et de services après-vente, le rendement et les coûts de fonctionnement devront être convertis en termes monétaires et devront être pris en considération pour déterminer le prix final de l’offre.

c)- La confidentialité des débats

L’opération d’évaluation des offres devra être réalisée d’une manière strictement confidentielle et aucune information concernant l’évaluation des offres devra être divulguée à des personnes sous mandat jusqu’à ce qu’une décision ait été prise.

Les directives concernant la procédure pour l’évaluation des offres se trouvent en annexe n° 2.

81.8. La comparaison des offres

Après que l’évaluation des réponses adéquates ait été réalisée et que l’évaluation des prix proposés ait été menée à bien, les offres seront comparées les unes par rapport aux autres afin de déterminer l’offre la moins disante.

81.9. La décision d’attribution du marché

Après sélection de l’offre la moins disante, le soumissionnaire choisi sera informé de l’acceptation de son offre. Cependant, si l’approbation d’autres organisations publiques est requise, celles-ci doivent être obtenues au préalable. En outre, l’acheteur doit s’assurer que la date de validité de l’offre n’a pas expirée et, si cela est nécessaire, on peut demander au soumissionnaire de prolonger la date de validité de son offre avant son expiration. Si le soumissionnaire refuse de prolonger la date de validité de son offre, son pli contenant son offre pourrait lui être renvoyé. Une fois que les négociations auront été menées à bien, l’exécution du contrat sera mis en oeuvre.

81.10. Si pour une raison quelconque, le contrat ne peut pas être adjugé au soumissionnaire le moins disant, des négociations doivent être menées avec le soumissionnaire suivant présentant l’offre adéquate la moins disante.

81.11. L’élimination de toutes les offres et nouvel appel d’offres

Si l’on constate une absence manifeste de concurrence (un faible et inattendu taux de réponse des soumissionnaires ) ou si tous les prix présentés excédent substantiellement les coût estimés, ou si aucune des offres ne sont conformes aux spécifications requises, l’appel d’offre est déclaré infructueux. Dans un tel cas, un autre appel d’offres peut être lancé, uniquement après que des mesures aient été prises pour remédier aux causes de l’échec de l’appel d’offres. Si toutes les soumissions proposent des prix qui dépassent les coûts estimés, des négociations avec le soumissionnaire ayant présentée l’appel la moins disante peuvent être menées dans le but de faire baisser le prix afin d’éviter d’avoir à lancer à nouveau un autre appel d’offres.

8.2. Lorsque l’appel d’offres ouvert est limité aux fournisseurs et entrepreneurs nationaux les règles de procédures décrites dans la section 8.1. peuvent être modifiées de la façon suivante :

a)- Pour l’appel d’offres national ouvert, l’avis de participation à un appel d’offres peut être uniquement publié dans un journal imprimé en langue khmère largement diffusé au Cambodge.

 b)- La période de soumission des offres sera plus ouvert que pour l’appel d’offres national ouvert puisque seuls les soumissionnaires nationaux pourront élaborer des offres.

c)- Les conditions de passation du marché peuvent inclure des clauses qui sont appliquées localement et/ou qui correspondent aux stipulations de la loi cambodgienne.

d)- Pour la réalisation de travaux, la phase de la préqualification n’est pas nécessaire pour les petits marchés passés sous la forme d’appel d’offres nationaux ouverts. Néanmoins, les entreprises doivent avoir été, au préalable, enregistrées et classées par la direction des marchés publics pour pouvoir concourir à un appel d’offres.

8.3. La procédure de présélection

Pour la plupart des marchés de travaux et notamment ceux qui sont passés au moyen d’un appel d’offres international ouvert, la présélection des soumissionnaires doit être mise en oeuvre avant l’invitation à présenter une offre. Les règles de procédures à suivre sont alors les suivantes :

8.3.1. La préparation des documents de présélection

Les documents servant à préparer la présélection des candidatures sont les suivants :

a)- avis d’un appel public à candidature;

b)- les consignes aux candidats qui veulent être consultés (accompagné d’un formulaire contenant les questions aux candidats).

8.3.2. La publicité de l’avis de présélection

En plus de l’avis publié dans un journal écrit en langue khmère, l’avis de présélection des candidatures devra être publié dans un journal écrit en anglais et diffusé au Cambodge. Des copies de cet avis peuvent être aussi envoyées aux ambassades, consulats ou aux conseillers commerciaux étrangers basés au Cambodge dont les entreprises pourraient être intéressées par le marché.

8.3.3. La distribution des documents de présélection

Un jeu complet des documents devront être fourni sans délai à toute entreprise intéressée qui en fait la demande et qui accepte d’en régler le prix.

8.3.4. La réception des offres de candidatures

Les entreprises devront avoir un délai d’au moins 30 jours pour présenter leur offre de candidature. Les propositions présentées après ce délai, mais avant la date limite pour la soumission des offres peuvent être acceptées, au libre choix de l’institution publique concernée.

8.3.5. L’évaluation des offres de candidatures

L’évaluation devra être faite sur la base des critères de sélection des candidatures, comme cela aura été précisé dans les documents de présélection. Seulement ceux qui satisfont les critères spécifiques tels que la capacité financière, l’aptitude technique et l’expérience seront préqualifiés.

8.3.6. L’envoi de l’invitation à présenter une offre

Toutes les entreprises qui ont rempli les critères de présélection doivent en être informés et invitées à présenter des offres. L’appel d’offres ne sera envoyé qu’aux entreprises présélectionnées.

Les directives concernant les règles de procédure à suivre pour l’évaluation des requêtes de présélection sont présentées en annexe 3.

Section 9. Les règles de procédure pour les autres types de marchés (sans appel d’offres ouvert à la concurrence).

9.1. L’impératif du délai constitue le facteur explicatif le plus important justifiant l’utilisation de ces autres types de marchés et de ce fait des règles de procédure plus simples et plus directes sont utilisées. Il n’y a pas d’appel public à la concurrence, mais des propositions chiffrées doivent pouvoir provenir de nombreux candidats. Les entreprises intéressées, même si elles n’ont pas été invitées à faire une offre, doivent être autorisées à en présenter une et celles-ci doivent pouvoir être prises en considération.

9.2. Les règles de procédure de base qui doivent être mise en oeuvre pour ces autres types de marché sont les suivantes :

9.2.1. Le marché international négocié

a)- Il faut obtenir au moins trois propositions chiffrées provenant d’au moins deux pays différents. Cependant, des offres de prix présentées par des fournisseurs ou des entreprises qui n’ont pas été invitées doivent être prise en considération.

b)- L’ensemble des documents nécessaires pour un appel d’offres ouvert à la concurrence n’auront pas besoin d’être préparé, mais les termes et les conditions pour lesquels une proposition ou une offre de prix est sollicitée doivent être indiqués clairement dans l’invitation à participer.

c)- Les offres de prix reçues sont analysées et comparées les unes par rapport aux autres et celle qui est la moins disante tout en étant techniquement acceptable, sera celle qui sera choisie pour signer le contrat.

d)- Si cette procédure ne permet pas la signature d’un contrat, alors on aura recours au marché national négocié ou à l’achat de gré à gré.

9.2.2. Le marché national négocié

a)- Il faut obtenir au moins trois propositions chiffrées de fournisseurs ou d’entreprises locales correspondant aux spécifications, termes et conditions requis. Les propositions chiffrées présentées par d’autres fournisseurs ou d’autres entreprises qui n’ont pas été sollicités peuvent aussi être prises en considération.

b)- Les propositions chiffrées reçues sont analysées et comparées les unes par rapport aux autres. L’attribution du contrat est prononcé au profit du fournisseur ou de l’entreprise qui aura présenté l’offre la moins disante et la plus adéquate aux spécifications, termes et conditions requis.

c)- Si cette procédure ne permet pas la signature d’un contrat, on aura alors recours au marché de gré à gré.

9.2.3. Le marché de gré à gré

a)- Il faut obtenir une proposition chiffrée d’un seul fournisseur ou d’une seule entreprise correspondant aux spécifications, termes et conditions requis.

b)- La proposition chiffrée reçue est alors examinée pour sa conformité aux spécifications, termes et conditions de l’invitation précédemment envoyée.

c)- Si l’offre est conforme aux spécifications, termes et conditions et que le prix peut être considéré comme honnête et concurrentiel, elle sera acceptée. Des négociations pour faire baisser le prix pourront être engagées s’il est considéré comme étant trop élevé ou s’il est plus important que le prix estimé par le pouvoir adjudicateur.

d)- Si cette première offre ne permet pas la signature d’un contrat, la même procédure peut être utilisée avec un autre fournisseur ou une autre entreprise.

F. LES DOCUMENTS CONTRACTUELS

Section 10. Acceptation de l’accord

Les relations contractuelles entre les parties qui s’engagent dans une transaction de marché devront être formalisées par la signature d’un contrat de fourniture de marchandises ou de services ou de réalisation de travaux, selon le cas. Les obligations réciproques prendront effet après la signature de l’accord entre les parties. Le contrat devra être signé par les autorités dûment autorisées et devant témoin.

Section 11. Forme du contrat

La forme du contrat n’est pas forcément la même pour toutes les transactions. Il peut être constitué d’un document volumineux tels que celui qui est utilisé dans les marchés d’appel d’offres internationaux ouverts ou cela peut être un document moins complexe tels que ceux qui sont utilisés pour le marché international négocié, le marché national négocié ou le marché de gré à gré. Ce qui est important, c’est que le cahier des charges fasse parti de l’accord et que les parties aient une parfaite compréhension des clauses du contrat.

Section 12. Les documents contractuels

Le contrat pour la fourniture de marchandises ou de services ou le contrat pour la réalisation de travaux, selon le cas, ainsi que les autres documents dont la liste se trouve dans le contrat et qui sont cités à titre de renvoi, constituent l’ensemble du contrat entre les parties. Des copies de ces documents doivent être jointes et identifiées comme des annexes du contrat.

Section 13. Les stipulations du contrat

1.3.1. Les clauses définissant les droits et obligations spécifiques des parties à l’accord sont incorporées dans les stipulations du contrat qui font parties intégrante du contrat. Les stipulations du contrat constituent les clauses standard généralement utilisées pour les fournitures ou les travaux de construction. Tout comme les clauses spéciales utilisées dans une transaction spécifique.

1.3.2. Des conditions d’exécution d’un contrat de fourniture de marchandises et de réalisation de travaux sont proposées dans les annexes 4 et 5. Si les parties se sont mises d’accord sur certaines clauses qui seraient en contradiction avec les conditions d’exécution d’un contrat-type, ou qui les violeraient, de telles clauses devraient être considérées néanmoins comme étant le reflet de la véritable intention des parties. Pour les grands travaux ou construction d’usines électriques ou mécaniques, « les conditions d’exécution d’un contrat F.I.D.I.C. qui ont été préparées par la Fédération Internationale des ingénieurs-conseils » pourront être utilisées, en particulier pour les appels d’offres internationaux ouverts.

Section 14. L’utilisation des documents contractuels

La confidentialité des documents contractuels doit être sauvegardé. Ils ne devront pas être divulgués à des personnes non mandatées pour en prendre connaissance, sans l’autorisation des parties liées par le contrat. Ces documents ne doivent être utilisés en aucun façon si ce n’est dans le but de l’exécution des obligations auxquelles les parties se sont engagées.

G. LE MARCHE PASSE AVEC DES CONSULTANTS

Section 15. L’emploi de consultants

1.5.1. Des consultants peuvent être engagés pour rendre certains services dans le cadre de l’implantation de projets pour fournir des conseils d’experts ou encore renforcer un appui institutionnel. Les consultants peuvent être soit des cabinets de conseil soit des conseillers exerçant à titre individuel.

1.5.2. Le choix entre un conseiller individuel et un cabinet de conseil dépend essentiellement de la nature des service dont on a besoin. Si le travail nécessite l’utilisation d’une expertise pluri disciplinaire et requiert le support arrière d’une organisation, alors il est plus prudent d’utiliser un cabinet de conseil qui aura une aptitude plus grande et plus variée à répondre à la demande. Cependant, si le type d’expertise et le champs d’action des services peut être assuré par un seul expert ayant des qualifications adéquates, alors l’engagement d’un consultant individuel devra être préféré afin d’accélérer le recrutement et de faire des économies sur les coûts.

Section 16. Les règles de procédure du recrutement

1.6.1. Avant de commencer le processus du recrutement d’un consultant, il est nécessaire de définir les objectifs du projet de conseil, de terminer l’écriture des termes de référence, de préparer l’estimation du coût et de déterminer l’emploi du temps de l’exécution des services à rendre. Des directives concernant la manière dont on doit s’y prendre pour préparer les termes de référence, l’estimation des coûts et l’emploi du temps sont fournies en annexe n° 6.

1.6.2. Les étapes des règles de procédure que l’on doit suivre pour la sélection de cabinets de consultants (que l’on distingue des consultants individuels) sont les suivantes :

 a)- Élaboration d’une liste élargie, puis par voie de conséquence d’une liste restreinte (pas plus de 7) des cabinets qu’il faudra solliciter;

b)- Envoi de la demande d’élaboration de propositions aux cabinets retenues sur la liste restreinte;

c)- Réception des propositions pendant la période prévue à cet effet;

d)- Évaluation des propositions reçues;

e)- Négociation du contrat;

f)- Signature du contrat.

Des directives concernant chacune des règles de procédures indiquées ci-dessus et celles concernant la sélection de consultants à titre individuel sont présentées en annexe n° 7.

Section 17. Les types de contrat pour les services de consultants

1.7.1. Les trois types de contrats qui sont utilisés pour l’emploi de consultants sont les suivants :

a)- Le contrat honoraires plus coûts

C’est un contrat basé sur le temps passé qui stipule que les paiements se feront selon les taux de facturation convenus, réglés en fonction du temps réel passé par les experts à exécuter leur prestation auquel on rajoutera des coûts remboursables prévus dans le contrat. Un contrat de ce type peut contenir une clause de « paiement maximum » combinée avec une obligation implicite de la part du consultant de terminer le travail sans que le montant total du contrat soit dépassé.

b)- Le contrat à prix forfaitaire

Pour ce type de contrat, un prix fixe est négocié et les paiements sont effectués à intervalle de temps prédéterminés en fonction de l’état d’avancement de l’exécution des services demandés. Le montant du contrat est habituellement estimé sur la base du nombre de personnes /mois dont les temps passés entraînent les taux de facturation, afin d’arriver à la fin du contrat au prix de la somme forfaitaire prévue. Les petites dépenses imprévues sont habituellement couvertes par le prix forfaitaire et se retrouvent dans les comptes du consultant.

 c)- Le contrat au pourcentage

 Ce type de contrat est employé pour les projets de construction dans lesquels le consultant est payé selon un pourcentage convenu du coût réel de la construction.

H. LES RESPONSABILITÉS ORGANISATIONNELLES

Section 18. Responsabilité de la mise en place

1.8.1. La responsabilité de s’assurer que l’on se conforme à cette réglementation concernant les marchés publics dépend des autorités suivantes :

a)- Dans les ministères, un des Sous-Secrétaires d’État sera désigné par le Ministre pour exercer cette entière responsabilité avec les directeurs des directions de chaque ministère responsable des activités d’achats et de marchés publics dans leurs directions respectives.

b)- Dans les entreprises publiques et les institutions contrôlées par l’État, le plus haut dirigeant venant en deuxième position, devra être désigné par le chef de cette institution.

c)- Dans les provinces et les municipalités, le gouverneur de province ou le maire.

1.8.2. Les fonctionnaires ci-dessus mentionnés devront, afin d’éviter des délais dans la passation des marchés publics de leur services respectifs, imposer des dates buttoirs pour terminer les étapes particulières, notamment l’évaluation des offres.

1.8.3. Par dérogation à la règle formulée plus haut, dans le cas des ministères et des entreprises d’Etat et institutions contrôlées par le gouvernement, les ministres et les présidents des conseils d’administration devront rester les principaux responsables à la Présidence du Conseil des Ministres du respect de cette réglementation.

Section 19. Le bureau des marchés publics

19.1. Dans le but de centraliser les activités de marchés publics à l’intérieur d’un ministère, des administrations provinciales et municipales et des organisations appartenant ou contrôlées par l’Etat, un bureau des marchés publics sera créé dans chacune de ces institutions qui aura les fonctions suivantes :

a)- Préparer les documents nécessaires (y compris les documents d’appels d’offre pour les appels à la concurrence ) qui sont indispensables pour chacun des types de marchés publics après consultation, ou avec l’assistance des autres bureaux de l’institution.

b)- Organiser la publication des avis d’appels d’offres dans les journaux locaux et étrangers ou envoyer les invitations à présenter des propositions chiffrées aux fournisseurs et entrepreneurs de construction.

c)- Distribuer les documents d’appels d’offres aux parties qui sont intéressées à se procurer des exemplaires.

d)- Recevoir les soumissions ou les propositions chiffrées de la part des fournisseurs ou des entrepreneurs de construction et de contrôler la conformité des offres avec les exigences de l’appel d’offres.

e)- S’en référer à la direction des marchés publics pour les questions de marchés publics, préparer et lui présenter le rapport d’activité d’appels d’offre ou le rapport d’activité de la passation des marchés publics.

f)- Envoyer les lettres d’acceptation des soumissionnaires retenus et prendre en charge la signature des contrats.

g)- Agréer la livraison des marchandises et donner son accord pour effectuer les paiements.

Section 20. Le comité de préqualification, d’évaluation et d’adjudication des marchés publics

20.1. Dans chaque ministère, administration provinciale ou municipale, organisation appartenant ou contrôlées par l’État, on devra créer un comité de préqualification, d’évaluation et d’adjudication des marchés publics qui aura la responsabilité de conduire la préqualification, l’appel d’offres et l’évaluation des soumissions reçues ainsi que les propositions des consultants et de recommander l’adjudication des marchés. Dans les ministères, ce comité devra être composé des personnes suivantes :

20.2. Dans les administrations provinciales ou municipales, le gouverneur devra désigner un comité de trois personnes, avec le vice-gouverneur comme Président et deux autres hauts fonctionnaires comme membres.

20.3. Dans les organisations appartenant ou contrôlées par l’Etat, le Président de l’institution devra désigner quatre hauts fonctionnaires avec le fonctionnaire ayant le second rang le plus élevé, comme président de ce comité et les autres comme membres. Le chef du bureau des marchés publics aura la fonction de secrétaire.

20.4. Le comité susmentionné peut déléguer à un groupe d’évaluation technique le soin d’ouvrir, d’examiner et d’évaluer les demandes de préqualification pour participer à un appel d’offres. Ce groupe fera ensuite un rapport et présentera des recommandations au comité.

20.5. Basée sur les recommandations du comité, une décision sera prise par le Président de l’institution. Dans certains cas, une délégation de pouvoir peut attribuer la prise d’une telle décision à la deuxième personne ayant le rang le plus élevé dans l’institution.

20.6. Dans d’autres cas, quand la procédure de l’appel d’offres ouvert à la concurrence n’a pas été employée, le président de l’organisation publique peut décider de lui-même de signer une transaction particulière, sous sa propre responsabilité et sous son autorité.

Section 21. La direction des marchés publics

21.1 La direction des marchés publiques aura le pouvoir de réexaminer chaque contrat dont le montant dépasse 100 millions de riels pour des achats de marchandises ou de services, 200 millions de riels pour des travaux et 50 millions de riels pour l’achat des services de consultants.

Ces seuils pourront être modifiés par le ministre de l’Économie et des Finances si les circonstances le justifient. Les procès verbaux de prise de décision seront rapportés à la directions des marchés publics pour être critiqués et acceptés avant que la lettre d’adjudication du marché ou d’acceptation de l’offre soit envoyé au soumissionnaire à qui le contrat sera adjugé. Un formulaire de rapport d’appel d’offres (modèle fourni ci-joint) sera rempli et présenté à la direction des marchés publics en même temps que le rapport d’évaluation et le projet de contrat.

21.2. Dans le cas où le contrat à signer n’aurait pas été précédé par un appel d’offres ouvert à la concurrence, un formulaire de rapport de marché public (modèle fourni ci-joint) devra être rempli et envoyé à la direction des marchés publics avec le contrat.

21.3. L’enregistrement des entreprises de construction qui ont été répertoriées et classées comme prévu dans la section 25 et sous la responsabilité de la direction des marchés publics.

Section 22. Conseil des Ministres

22.1. Tout marché susceptible d’avoir des implications politiques, sociales, morales ou écologiques et dont le montant est supérieur à 1 milliard 300 millions de riels est transmis au Conseil des Ministres pour approbation.

Section 23. Vérification de l’exécution de marchés publics

23.1. Le bureau des ministères, des organisations appartenant à l’État ou contrôlé par lui et des administrations provinciales et municipales qui réalisent des vérifications ou qui a des fonctions liées à l’exécution des transactions ou à ce type d’activité dans l’institution publique devra de la même façon être chargé du travail de vérification de l’exécution des marchés publics afin de déterminer s’ils ont été ou non réalisés selon les termes du contrat. Ce bureau fera un rapport pour présenter ses constatations au président de l’institution et enverra une copie par la même occasion à la direction des marchés publics pour information ou action appropriée. Quand les paiements n’ont pas été effectués en totalité pour un contrat particulier, ce bureau peut recommander la suspension ou même le refus des paiements dans le cas où des violations du contrat auraient été découvertes.

H - ENREGISTREMENT PRÉALABLE ET CLASSIFICATION DES ENTREPRISES DE TRAVAUX

Section 24. Seule peut être candidate à un marché public de travaux, l’entreprise préalablement enregistrée par l’administration, et répertoriée en fonction des travaux quelle est capable de réaliser.

L’enregistrement et la classification préalables sont effectués par une commission présidée par le directeur adjoint de la direction des marchés publics, et composée de représentants du ministère des travaux publics, et de représentants des entreprises locales de construction et de travaux publics. Un groupe de travail est constitué de temps en temps pour sélectionner et classer les candidats à l’enregistrement en fonction des directives qui seront élaborées par la direction des marchés publics.

Section 25. Les entreprises de travaux seront classées selon le cas en petites, moyennes ou grandes en fonction de leurs ressources financières, de leur capacité technique, de leur réussite passée prouvée, de leur mode d’organisation et de l’importance de leur personnel. Cette classification déterminera le niveau autorisé de la valeur du contrat pour lequel un entrepreneur de travaux pourra faire une offre qui sera prise en considération. Les entreprises de travaux seront aussi classées selon le type de projets pour lequel elles sont capables de faire une offre (par exemple, les routes, l’irrigation, la distribution d’eau, la construction de bâtiments) en prenant en considération la taille et la complexité des projets. Une entreprise de travaux ne sera autorisée à soumettre une offre que pour réaliser un contrat qui se situe dans la catégorie où il a été classé et seulement pour ce type de projets.

Section 26. Une entreprise de travaux peut être classée dans plusieurs catégories qui lui donnera le droit de pouvoir être consulté pour plus d’un type de projets. Elle peut aussi solliciter de figurer dans une catégorie supérieure si elle peut apporter les preuves qui justifient sa demande.

Section 27. Les entreprises de travaux classées selon leurs catégories devront être enregistrées à la direction des marchés publics. Un certificat d’enregistrement leur sera délivré avec une période de validité de deux ans sauf s’il est annulé plus tôt ou invalidé temporairement pas la direction des marchés publics. La présentation de ce certificat constituera une obligation préalable à l’acceptation d’une soumission ou d’une offre pour tout contrat de travaux.

 I - PROCÉDURES D’ACHAT APPLICABLES AUX PROJETS FINANCES PAR DES FONDS ÉTRANGERS

Section 28. Cette réglementation concernant les marchés publics s’applique à tous les marchés publics conclus par une organisation publique. Cependant, les marchés financés par les organisations étrangères de prêt, ou par les agences d’aide bilatérale sont attribués conformément aux dispositions de l’accord conclus entre le prêteur ou le donateur, et le Royaume du Cambodge. La plupart de ces accords prévoient que les marchés de fournitures et de travaux seront attribués conformément aux procédures édictées par l’organisation ou le gouvernement contractant. En cas d’incompatibilité entre ces procédures et la R.M.P., les premières prévaudront. En l’absence de conflits, la R.M.P. s’appliquera aux contrats financés par les fonds étrangers.

J - DISPOSITIONS PÉNALES

Section 29. Cette règlement concernant les marchés publics devra avoir la force et l’effet de la loi et tout manquement à l’obligation de discrétion, ou tout acte commis par un membre du gouvernement ou par un fonctionnaire, qui serait contraire aux dispositions de cette R.M.P. donnera lieu à une sanction administrative, notamment la révocation ou la suspension, sans préjudice des poursuites pénales qui pourraient lui être intenté. Tout acte de négligence, volontaire ou involontaire, qui provoque des pertes et des dommages pour l’administration entraîne la responsabilité de son auteur devant la juridiction compétente.

Section 30. Tout acte commis par une personne privée ou une institution en vue d’inciter ou d’encourager à participer à une violation des dispositions de cette réglementation des marchés publics, entraîne la disqualification temporaire ou permanente de cet individu ou de cette institution pour participer à un marché public, sans préjudice des peines prévues par la loi.

K - MISE EN APPLICATION

Section 31. Cette réglementation concernant les marchés publics entrera en application après sa signature par le Ministre de l’Économie et des Finances et sa publication dans un journal en langue khmer de diffusion générale au Cambodge.